Gestão de projetos: o que é e quais as melhores práticas

O que configura um projeto?

Segundo o Instituto de Gerenciamento de Projetos (Project Management Institute –  PMI), projeto é um conjunto de atividades temporárias realizadas por um grupo de pessoas, com o objetivo de confeccionar um serviço, produto ou resultados. 

Podemos dizer que os projetos são temporários, isto é, eles têm data de início e término definida, assim como escopo e recursos planejados, também transitórios. 

Exemplos de projetos 

Resumidamente, alguns exemplos de projetos são:

• criação de um curso online;
• desenvolvimento de um canal de vídeos;
• construção de um site;
• desenvolvimento de um produto;
• campanhas de marketing.

O que é a gestão de projetos?

A gestão de projetos é um conjunto de habilidades, conhecimentos e técnicas que ajudam a planejar, executar e monitorar um projeto para atingir os objetivos esperados dentro de um período determinado.

Ela está diretamente ligada à execução e controle do projeto idealizado, gerenciamento de mudanças, administração de prazos, entre outros detalhes. 

O objetivo é garantir que todos os resultados sejam alcançados com os recursos existentes ou o mais próximo possível daquilo que foi estipulado inicialmente.

Isso significa que, trazendo para o contexto do marketing, na execução de um projeto como um evento para gerar awareness e novos negócios, por exemplo, é importante que na conclusão dele o retorno sobre o investimento feito seja positivo. 

Gestão de Projetos X Marketing Digital 

Para aprofundar o entendimento dessa relação, podemos dizer que no marketing digital, a gestão de projetos funciona como um recurso para garantir o maior alinhamento possível entre o planejamento e a entrega. 

Empresas que atendem outras empresas, ou seja, num contexto B2B, ganham entendimento e eficácia de execução com essa visão de projeto, tendo objetivos bem definidos, ações, metas e cronograma, a fim de evitar quebra de expectativas. 

Para exemplificar, a gestão de um projeto em uma agência de marketing digital pode envolver os seguintes pontos entre clientes e contratados:



• definição de ICP, persona e outras construções de branding;
• análise de mercado e concorrência;
• estrutura de conceitos criativos com o cliente;
• documentação da estratégia de marketing e monitoramento dos resultados;
• avaliação periódica dos objetivos e KPIs de negócio;
• atualização quanto ao status dos projetos e novas decisões estratégicas. 

Por isso, é desejável ter pessoas com skills de gerenciamento de projetos na empresa para organizar esse fluxo de trabalho e comunicação, mantendo a saúde e contribuindo para o andamento correto dos projetos de marketing do negócio.

Após a entrega, como vimos, ainda existe a camada de análise e revisão que vai impactar em outras ações e na estrutura do projeto em si. Nesse sentido, podem ser pensadas melhorias para os processos, de modo que os resultados possam ser ainda melhores.

Principais skills de gerente de projetos

Devido ao perfil multidisciplinar do cargo, quem quer trabalhar com gestão de projetos precisa ter capacidade analítica, já que em boa parte do tempo lidará com muitos dados e pessoas. 

Outras habilidades essenciais são liderança, capacidade de gerenciar conflitos em equipe e uma comunicação assertiva, a fim de organizar as demandas, delegar responsabilidades e garantir que os envolvidos estejam na mesma página. 

Como os projetos são desenvolvidos com um tempo definido, também é preciso ter uma boa gestão de tempo e de tarefas.

Conheça o PMBOK e as áreas fundamentais de gerenciamento

Buscando um panorama geral do que é a gestão de projetos é impossível não esbarrar com o PMBOK, sigla para Project Management Body of Knowledge (Conjunto de Conhecimentos em Gestão de Projetos) que é um conceito elaborado pelo PMI (Project Management Institute), autoridade mundial no tema. 

A primeira edição do Guia foi desenvolvida com base em muitos projetos bem-sucedidos ao redor do mundo e traz um conjunto de processos, ferramentas e técnicas que podem ser usadas para comandar projetos de diversos tipos e tamanhos. 

O trunfo do PMBOK é que ele transmite os conhecimentos necessários para que os planejamentos sejam conduzidos de forma estratégica e eficaz. 

Dito isso, o PMBOK conta com dez grandes áreas do conhecimento:

1. Aquisições
2. Comunicação
3. Custos
4. Escopo
5. Integração
6. Partes Interessadas
7. Qualidade
8. Recursos Humanos
9. Riscos
10. Tempo

Essas áreas, em suas respectivas atribuições, funcionam como um organismo vivo para que o projeto apresente os melhores resultados. 

Trata-se de um cenário preparado para mensurar as necessidades de matéria-prima do

projeto, com um controle de orçamento eficaz, garantindo que as pessoas com as habilidades necessárias estejam escaladas, ao mesmo tempo em que os riscos são mapeados e há um plano de ação para contorná-los, considerando, ainda, o prazo saudável para conclusão do projeto.

Metodologias de gestão de projetos 

Esse talvez seja o ponto de maior familiaridade que diversos setores têm com a gestão de projetos, a aplicação das metodologias. São inúmeras práticas que podem potencializar a produtividade do negócio, e o interessante aqui é entender quais se adequam às necessidades do seu time.

Dentro das metodologias é comum destacar as tradicionais, as metodologias ágeis e as híbridas. 

• Metodologias tradicionais 

São metodologias mais rígidas e com pouca abertura para inovação. Há alguém à frente do monitoramento das demandas, ou seja, alguém que delega as atividades a serem feitas ao resto da equipe.

• Metodologias ágeis 

Baseiam-se na adaptabilidade e flexibilidade das estratégias. 

Aqui, as equipes são divididas em times multidisciplinares que possuem autonomia para a tomada de decisões — por isso, a estrutura é considerada mais um organismo vivo do que uma pirâmide. 

• Metodologias híbridas

Como o nome sugere, ela une procedimentos tradicionais e ágeis em seu modo de operar. Pode ser usada de forma flexível e manter um alto controle de qualidade durante execuções de projetos. 

Agora sim, vamos aprofundar os principais modelos que podem ajudar a sua empresa a implementar processos mais maduros para o crescimento escalável.



Waterfall 

A metodologia Waterfall (ou cascata) divide o projeto em etapas consecutivas, que são: a análise, o design, o desenvolvimento, os testes e a implantação.

Por ter essa divisão tão bem estruturada, cada uma dessas etapas são consideradas um subprojeto, que precisam ser concluídas antes do início da próxima etapa. 

O tempo para conclusão do projeto é estimado em seu início. Vale ressaltar que este tempo não pode ser alterado sem avaliação prévia.

Apesar de ser considerado um modelo de projetos rígido, várias empresas têm utilizado, por conta de sua facilidade de compreensão e implementação.

Mas é necessário cuidado. Se o projeto não se adequa ao modelo, pode haver retrabalho e atrasos, e, consequentemente, aumento de custos. 

Project Model Canvas 

É uma metodologia visual de cocriação de planos de projeto. O PM Canvas é uma ferramenta para agrupar e responder as principais questões para a execução do projeto.

Considerado também como “plano de uma página” ele fornece uma visão geral das principais áreas de gestão de projetos. 

Entre os blocos que são analisados e respondidos, estão a justificativa do projeto, que diz respeito à razão de realização dele; bem como os objetivos SMART (específico, mensurável, atingível, relevante e com tempo determinado); os benefícios do projeto; especificações da solução ou produto esperado; stakeholders e equipe envolvidos; hipóteses de planejamento; levantamento de riscos; tempo e investimento necessário.



Lean

É uma metodologia cujo foco é prevenir o desperdício de recursos em um projeto. 

Seus principais objetivos são deixar o valor do projeto claro ao cliente, identificar e mapear o fluxo de valor, criar fluxos contínuos, produção puxada (apenas o que o cliente demanda) e excelência, por meio da melhoria de produtos e serviços.

Scrum 

Este método envolve sprints curtos, nos quais produtos são desenvolvidos em um tempo mais curto que o usual. 

As equipes costumam ter, no máximo, dez pessoas e trata-se de uma metodologia muito marcante, pois tem a figura do mestre Scrum.

Isto é, há um gestor de projetos que lidera reuniões e demonstrações, sprints e retrospectivas de sprints do Scrum, após o término de cada etapa planejada. 

Ao dividir as sprints (fases do projeto) em equipes pequenas, a abordagem pode funcionar bem tanto em equipes pequenas como grandes. 

A metodologia Scrum é recomendada para equipes que utilizam a metodologia Agile, ainda que somente para experimentação. 

Kanban

É um sistema de organização do fluxo de trabalho que vai muito além dos quadros de controle visual. O sistema Kanban envolve práticas — como o limite explícito do trabalho em andamento (WIP) — cadências e métricas para a melhoria contínua dos processos e entrega de valor. 

Com a premissa de tornar o trabalho visível, é frequentemente usado por times de marketing e equipes Agile para melhorar os fluxos de trabalho e do andamento do projeto, diminuindo o impacto de possíveis gargalos.

O Kanban também é utilizado em plataformas, softwares de gestão de projetos, e permite a automação da organização das tarefas, demandas e afins. 

Ele é recomendado para equipes de todos os tamanhos e, preferencialmente, para times remotos. Isso porque as qualidades visuais dos quadros Kanban garantem que os membros da equipe se mantenham alinhados, independente do local onde atuem. 

Tanto o Kanban quanto o Scrum são metodologias ágeis e comumente utilizadas em times de marketing, numa relação que consiste no Agile Marketing. Eles diferem quanto à estrutura e processo, enquanto o primeiro tem uma lógica mais flexível, de melhoria contínua e que permite mudanças e adequações a qualquer momento, o segundo possui uma atuação mais concisa que idealmente precisa seguir o padrão previamente estabelecido.

Como se preparar para a gestão de projetos?

Pode parecer complicado, mas é mais simples do que se parece se capacitar na área de gestão de projetos. Separamos dicas a seguir. 

cursos de gestão de projetos

Os seguintes cursos são majoritariamente gratuitos e podem ser feitos por iniciantes ou por pessoas experientes na área.

• Introdução à gestão de projetos

Oferecido pela Fundação Bradesco, este curso traz competências pessoais para ingressar na área de gestão de projetos e apresenta, por exemplo, fatores de relacionamento com a equipe e as principais metodologias de gestão.

Ele é gratuito e dura dez semanas. 

• Trilha de gerenciamento de projetos

Neste curso abordam-se conceitos técnicos como gerenciamento de escopo, tempo, comunicações e riscos, assim como tópicos de resolução de problemas e índices KPIs.

Também gratuito, o curso dura seis horas no total. 

• Gestão de projetos - USP — Esalq 

Este MBA trabalha aspectos técnicos, estratégicos e organizacionais. Por isso, há um aprofundamento nas metodologias de gestão de projetos e temas como design thinking, e cultura organizacional estão presentes aqui. 

Certificações em gestão de projetos

Se o seu intuito é entrar na área de gestão de projetos, ganhar profundidade e especialização no setor, abaixo você confere certificações para te apoiar nisso. 

• Certified Associate in Project Management (CAPM)

Indicada a profissionais iniciantes e sem muita (ou nenhuma) experiência em gestão de projetos e é mais voltada aos gestores e não aos líderes. 



• Project Management Professional (PMP)

O certificado de profissional de gerenciamento de projetos dá o respaldo para a pessoa que já liderou equipes para entrega de resultados e sabe aplicar o guia PMBOK.

Para tanto, é necessário fazer uma prova específica e comprovar estudos e experiência na área de gerenciamento.

conclusão 

Recapitulando, nesse conteúdo você aprendeu sobre os projetos, as boas práticas para a gestão deles e do trabalho envolvido, bem como as metodologias que tornam possíveis a execução de cada projeto. 

Além disso, com todo esse contexto fica claro como a gestão de projetos é estratégica para os serviços de Marketing Digital, não por acaso o marketing ágil já é uma realidade que traz essa relação de produtividade e resultados para as empresas. 

Caso queira entender melhor como um processo de evolução contínua é de grande potencial para os resultados em marketing e vendas, baixe o nosso Case: "Evolução contínua: integrando times e estratégias de marketing e vendas para escalar resultados".